Verdt å vite nr. 5

5-2012

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Tema forsikring

Engasjerende høstkurs

Jus- hjørnet

Julegave Julegave til Barnas Stasjon Les mer på s.6

Skadesaker og forsikringer

Hvorfor har du ikke fiber fra EB ?

Vi kan levere fiberbredbånd og Altibox produkter til boligselskap i hele Drammen, Nedre Eiker og Kongsberg!

• Suveren fotballpakke! • De mest fornøyde kundene!

• Raskest internett! • Beste tv-løsning!

“Altibox skiller seg ut blant aktørene, og har de mest fornøyde og lojale kundene.”

“Altibox er mer enn bare bredbånd via fiber. Gode muligheter for skalering av tjenester i framtiden” -PC-World Norge

Har ikke du tilgang til alt dette? Ta kontakt med oss, så avtaler vi et møte hvor vi blir bedre kjent og får vite hva dere trenger i deres borettslag. Send oss gjerne en forespørsel på e-post til brl@eb.no. Vi snakkes!

eb.no - TLF. 03101

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Leder

Tid for planlegging av årsmøtet Nå som 2012 går mot slutten, har vi i NBBO allerede i lengre tid hatt oppmerksomheten rettet mot 2013 og det som skal skje her. Temakveldene for våren ble presentert i forrige nummer, og vi er i ferd med å avslutte budsjettprosessen for 2013. Det betyr at neste store fokus- område er årsoppgjør 2012 og årsmøteperioden 2013. På neste side i dette nummer av Verdt Å Vite får dere frist til å komme med ønsker og innspill i forhold til tidspunkt for hhv. generalforsam- ling og sameiermøte. Med godt over 300 selskap som skal avholde sitt årsmøte i løpet av våren, sier det seg selv at det krever en stram og gjen- nomtenkt organisering. Revisor har satt opp sitt tidsskjema, regnskaps- avdelingen har sin framdriftsplan og forvaltningsavdelingen har sine sjekklister og møteplaner. Muligheten til å påvirke disse vil være til stede nå før jul. Over nyttår, når planene er spikret, vil de være svært vanskelig å endre. Om dere har ønsker om spesielle datoer, eller ønsker å unngå spesielle tidspunkter, gi oss beskjed innen den gitte frist. Husk også at styrets årsberetning, i tillegg til alle de ferdigutfylte avsnitt, har et punkt som heter ”Styrets arbeid”. Vi anbefaler dere å benytte dette punktet til å vise hva dere har gjort i den siste styreperioden. Bruk avsnittet som en skryteliste, selvsagt med forankring i virkeligheten. Fortell om hva dere har gjort, hvorfor dere har gjort det, og hva dere har planer om å gjøre framover. Spesielt viktig er vedlikehold, både hva som er gjort og hva som planlegges utført og ikke minst hvordan det er tenkt finansiert. En fyldig og informativ årsberetning utelukker likevel ikke en løpende og god informasjon gjennom hele året, om det er informasjonsskriv, beboermøter eller en god og dynamisk hjemmeside. God informasjon forebygger konflikter og skaper lettere oppslutning om styrets virksomhet og idéer.

Nok en gang er desember her, og det er tid for å avslutte dette året og planlegge det neste. I NBBO er vi som tidligere år godt i gang med å planlegge neste år. Regnskapsavdelingen starter hardkjøret rett etter at julen er ferdig slik at dere skal få likningsoppgaver og etter hvert årsregnskapene. I forvaltningsavdelingen planlegger vi gjennom- føringen av årsmøtene utover våren. Vi vet vi går en travel, men morsom og spennende tid i møte. I begynnelsen av november var mange av dere med på Høstkurset som ble arrangert på Tjøme. Mange og positive tilbakemeldinger viser at de aller fleste hadde godt utbytte av å sette av tid til faglig oppdatering og sosialt samvær. Vi tar med oss tilbakemeldingene på evalueringene i planleg- gingen av neste års kurshelg. Det har blitt en tradisjon at vi i NBBO gir en jule- gave til et lokalt formål. I år går gaven til Barnas Stasjon i Drammen og Lier. Vi har stor tro på at pengene på denne måten går til noen som trenger det.

Verdt å Vite runder nå sitt første år, og vi håper dere er fornøyd med informasjonen som gis dere i dette bladet. Samtidig er vi interessert i å høre på tilbakemeldinger fra dere. Er det tema dere ønsker vi skal ta opp, hva er bra og hva kan vi gjøre enda bedre i fremtiden?

Send meg en e-post eller ta en telefon, så skal vi se om vi ikke kan etterkomme akkurat dine ønsker. Til slutt vil jeg takke for samar- beidet i året som har gått, og ønske alle en riktig god jul. Vi sees igjen i 2013!

Unn Hege Nordhagen, forvaltningssjef

Innhold: 4 Info fra forvaltningsavd. 5 Info fra regnskapsavd. 6 Julegave til barnas stasjon 7 Hvilke forsikringer bør boligselskapet ha?

Redaktør Unn Hege Nordhagen unnhege@nbbo.no Design og produksjon TIBE Drammen Forsidefoto Solve Hansen Trykk Trykk-Service AS Opplag 1.500 Annonser Ønsker du å annonsere i dette bladet? Kontakt oss på lars-johan@nbbo.no

8-9 Føre var er bedre enn etter snar 10-11 Slik håndteres skadene 12 Engasjerende høstkurs 13 Nettbasert HMS-verktøy 14 Jushjørnet, forsikring

3

Info fra Forvaltningsavdelingen

Bakerst i denne utgave av Verdt å vite finnes oppdatert liste over prisen på våre tjenester gjeldende fra 1.januar. 2013. Prisliste NBBOs forvaltningstjenester

Ønske om tidspunkt for årsmøte

For 2013 vil de første generalforsamlinger/ sameier- møter kunne avholdes fra midten av mars. Vi ber alle boligselskap som har spesielle ønsker om tidspunkter, det være seg måneder, uker eller eksakte datoer, om å melde fra til sin forvaltningskonsulent innen tirsdag 18. desember. Det samme gjelder dersom det er tidspunkter eller spesielle ukedager som ikke passer. Ønsker som er oss i hende innen 18. desember vil da så langt som mulig bli oppfylt og hensyntatt i den videre planlegging. Som vanlig vil vi i begynnelsen av januar neste år sende ut et brev til hvert enkelt boligselskap med dato for generalforsamling/sameiermøte og tilhørende framdrift. Ønsker som er innkommet innen ovennevnte frist vil da hensyntas her.

Rentesituasjonen medio november -12: DNB Rentevilkår fra 10.12. 2012 Innskudd driftskonto 2,00 % pa Pantelån borettslag inntil 60 % 3,50 % p.a. Pantelån borettslag over 60 % 3,60 % p.a. Lån til boligaksjeselskaper 4,05 % p.a. Lån til boligsameier 4,45 % p.a Margin i lån som ikke går i Boligkreditt (de såkalte NIBOR-lån) økes til NIBOR + 150 basispunkter (Ta gjerne kontakt med forvaltningskonsulenten dersom noe er uklart rundt dette) Norges Banks styringsrente har siden mars ligget på 1,5 pp. Analysene i siste Pengepolitisk rapport tilsier at styringsrenten holdes på dagens nivå i alle fall fram til mars 2013. Boligselskapenes rentevilkår på lån i DNB er ikke knyttet direkte opp mot styringsrenten, da bankens egne påslag også vil være utslagsgivende for rentevilkårene som tilbys. Giroer for betaling av felleskostnader for første halvår 2013 blir sendt ut direkte til hver enkelt andelseier/sek- sjonseier i løpet av andre halvdel av desember. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at de som har trekk av felleskostnader over avtalegiro, ikke vil motta giroer. Ne- dre Buskerud Boligbyggelag vil her sørge for at trekket automatisk justeres opp fra 1. januar 2013. Det er viktig å merke seg at dersom noen beboere har en beløpsgrense for avtalegiro som er lavere enn de nye felleskostnadene, må de selv kontakte banken sin og avtale en utvidelse av denne grensen. Distribusjon av felleskostnadsgiroer Vi minner om at medlemskontingent til NBBO fra medeiere i borettslagsandeler innkreves som et tillegg i felleskostnadene i januar for de det gjelder. Kontingenten overføres så NBBO sammen med den øvrige kontingen- toverføring. Borettslagsandeler med flere enn én eier

Torsdag og fredag i romjulen holder vi stengt. Dette gjelder også for Byggtek og Garanti Eiendomsmegling. NBBO holder stengt i romjulen.

Som et supplement til hva som framkommer i tidligere utsendt kursfolder, arrangeres en egen temakveld om nett og mediabruk torsdag 17. januar. Invitasjonmedprogramsendes alle styrelederne før jul. Temakveld om nett og mediabruk 2013

Rentesituasjonen medio november 12

Husbanken

Nov. Jan. -13 Flytende rente 1,990% 1,990% 2,188% Fast rente 3 år 1,891% 1,990% - Fast rente 5 år 1,990% 2,089% - Fast rente 10 år 2,583% 2,485% - Fast rente 20 år 2,682% 2,682% - (Kilde: www.husbanken.no) Des.

Den flytende renten øker ved årsskiftet med nesten 0,22 prosentpoeng. Det er første økning siden juli 2011 og kan indikere at renten er i ferd med å forlate det historiske bunn- nivået. Fastrentene viser også tydelig stigende kurve siden bunn- nivået tidligere i høst. 10-års renten viser likevel en viss nedgang fra november til desember. Det er likevel gunstige vilkår for å inngå fastrenteavtaler.

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Snart nytt år og noen hektiske måneder for NBBO regnskap Vi nærmer oss årsskiftet 2012/2013 og for oss i NBBO regnskap betyr dette at forberedelsene til årsoppgjøret allerede har startet opp. For å få en effektiv prosess rundt årsregnskapet samt at ligningsoppgaver og årsregnskap blir ajour og korrekt er vi avhengig av hjelp fra dere. Vi setter stor pris på om dere over- sender aktuelle bilag og annen regnskapsinformasjon så raskt som mulig.

Ligningsoppgaver Borettslag, boligaksjeselskap og eierseksjonssameier skal som hovedregel ikke lignes som eget skatte- subjekt. Isteden skal hver andelshaver/sameier lignes for «sin andel» av selskapets inntekter og kostnader, samt for «sin andel» av selskapets for- mue og gjeld. Ligningsoppgaven inneholder: • Post 2.8.1 Andre inntekter Andelseiers/sameiers andel av felles skatte- pliktige inntekter. Hovedsakelig inneholder denne posten bank renter, evt. utbytte og evt. skattepliktig gevinst ved salg. Andelseiers/sameiers andel av felles fradrags- berettigede kostnader. Hovedsakelig inneholder denne posten bankrenter på selskapets lån. • Post 4.3.3 Ligningsverdi Verdien på ligningsverdien som rapporteres fra NBBO vil være blank. Skatteetaten etablerte i 2010 et arealbasert takserings-system, og ligningsverdiene rapporteres ikke lenger fra NBBO. • Post 4.5.3 Annen formue Andelseiers/sameiers andel av annen formue gjelder i hovedsak selskapets omløpsmidler (Verdier som forventes å gå i omløp innen et år eks. bankinnskudd og kundefordringer.) Minus Kortsiktig gjeld eks. leverandørgjeld og forskuddsbetalinger. • Post 4.8.3 Gjeld Andelseiers/sameiers andel av langsiktig gjeld. • Post 3.3.4 Fradragsberettigede kostander

Lønn Frist for innsending av lønnsbilag er 10.12.12. Husk at dette innebærer dokumentasjon ve- drørende timelister, kilometergodtgjørelse etc. I NBBO er det Kristin Eknes og Julie Kårbø som håndteres lønnsavregninger. Ta gjerne kontakt med en av dem ved eventuelle spørsmål. Frist for innsending av inngående faktura og andre kostnadsbilag er 16.01.13. Dersom dere har kjennskap til at deres boligselskap ikke har mottatt faktura for varer eller tjenester i 2012 innen denne fristen, er det viktig at dere sender en mail eller ringer deres regnskapskonsulent, slik at vi avsetter for dette i ligning. I tillegg skal også kontantbeholdningen i en eventuell kontantkasse telles opp og skjema sendes regnskapskonsulent. Inngående faktura og andre kostnadsbilag

Strengere krav til dokumentasjon fra revisor Våre hovedrevisorer BDO AS og Østlandske Revisorer AS har i år skjerpet ytterligere inn på kravene til dokumentasjon. Dette medfører at revisjonsberetning ikke vil bli utstedt dersom signerte styreprotokoller ikke kan fremvises av regnskapskonsulent samt at regnskapskonsulent også skal ha kopi av kontrakter ved større arbeid. Til slutt vil vi benytte anledningen til å ønske alle en riktig god jul og minne styreportal brukere på at faktura i portalen må god- kjennes innen kl. 10 fredag 21. desember for å bli betalt i 2012.

Hilsen Regnskapskonsulentene i NBBO.

5

Tekst og foto: Lars-Johan Solheim

Rett bak sykehuset i Drammen ligger et lite anonymt hus. Det er ikke så mange som vet at det ligger der, men de som vet det, setter pris på at huset og menneskene er der. Barnas Stasjon er et sted hvor de møter mennesker som har tid til å snakke, og som gir råd og veiledning uten å dømme. Eller kanskje de bare tar turen innom for et måltid. Det er så lite som skal til for å hjelpe de som trenger det mest. Barna.

Julegave til Barnas Stasjon For fjerde året på rad deler NBBOs for- valtningsavdeling ut en julegave til et lokalt formål. I år falt valget på Barnas Stasjon, som er en møteplass for alle barn og foreldre med utfordringer i hverdagen. – Vi synes jobben som gjøres på Barnas stasjon er så utrolig viktig. Det er lett å glemme de som ikke har det så enkelt i hverdagen. Ikke minst barna til foreldre som sliter på en eller annen måte. Og spesielt nå i adventstiden, når de fleste hjem er fylt med glede er det viktig at det finnes et lavterskeltilbud for de som trenger det mest, sier NBBOs forvaltnings- sjef, Unn Hege Nordhagen. og gjennom året har vi en del faste aktiviteter som er mye benyttet. I tillegg arrangerer vi utflukter og turer, slik som i sommer hvor vi var i dyreparken i Kristiansand. Den turen snakker faktisk barna om fortsatt, noe som viser hvor viktig det er med felles opplevelser og gode minner. Bare det at barna kan komme tilbake på skolen etter ferien, og ha en opplevelse de kan fortelle om, er så utrolig viktig.

Avhengige av frivillige Barnas Stasjon drives av BlåKors og er finansiert med en kombi- nasjon av midler fra tv-aksjonen i 2008 og offentlige midler. Det er imidlertid stort behov for støtte både fra mennesker som ønsker å yte en frivillig innsats, og fra de som ønsker å gi en pengegave. – Vi er for eksempel så heldige at vi har fått vår egen matmor her hver onsdag. Hun er en tidligere husstell-lærer, som stiller opp på kjøkkenet og lager ordentlig mat for oss. Uten henne hadde det

30.000 kroner An-Magritt Leirfall Saksvik, som er ut- dannet lærer og er en av de to fast ansatte på Barnas Stasjon, ble veldig overrasket når hun tidligere denne måneden ble oppringt av Nordhagen, med beskjeden om at Barnas Stasjon var valgt ut som mottaker av årets julegave på 30.000 kroner. – Jeg og kollegaen min satt i bilen når jeg fikk telefonen, og vi hoppet faktisk i setet når vi fikk beskjeden. Vi har så mange ideer og planer for hvordan vi kan skape et bedre hus for barna. Blant annet et lite kinorom, noen symaskiner og en høvelbenk for gutta står høyt på ønskelista, forteller Saksvik. Skape gode minner Saksvik forteller videre at Barnas Stasjon først og fremst handler om å skape gode minner hos barna. – Vi skal være et godt og trygt sted å være,

vært vanskelig å arrangere faste onsdags- middager og samtidig ha tid til den gode samtalen med de som kommer innom, forteller Saksvik. Stor giverglede Gjennom året er det flere som kontakter Barnas Stasjon. Mange ønsker å gi bort bamser, klær og møbler som har blitt over- flødige, mens andre ønsker å gi bort billetter

til kulturbegivenheter. – Vi får en del gaver fra private og næringslivet, blant annet fikk vi billetter til juleskurken nå nylig, noe barna gleder seg veldig til. Givergleden er stor, men jeg må bare nevne at vi dessverre ikke har mulighet til å ta i mot ting som bamser, møbler og klær. Vi har rett og slett ikke kapasitet til å håndtere det, avslutter Saksvik.

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Tekst og foto: Lars-Johan Solheim

Hvilke forsikringer bør bolig- selskapet ha?

Styret i et borettslag eller et sameie skal påse at selskapet til en hver tid er tilfredsstillende forsikret. For et boligselskap holder det ikke bare med en vanlig bygningsforsikring. Tilleggsdekninger som styreansvar og dugnadsforsikring er også viktige for å unngå økonomisk risiko.

I følge forvaltningssjef Unn Hege Nordhagen har de fleste bolig- selskap forvaltet av NBBO totalforsikring fra IF skadeforsikring eller Eiendomsforsikring Pluss fra OBOS Skadeforsikring. – Disse forsikringsproduktene dekker de fleste forsikringsbehov for et boligselskap. Alt fra brann- og vannskade til ansvars- og dugnadsforsikring er inkludert, slik at styret skal slippe å bekymre seg for at viktige forsikringer blir glemt, forteller hun. Fokus på skadeforebygging Det er kun boligselskap som er forvaltet av NBBO eller et annet boligbyggelag som har tilgang til disse produktene, og ønsker man et tilbud må man innhente dette gjennom NBBO. – Produktene er utarbeidet av henholdsvis IF i samarbeid med Norske boligbyggelag, og OBOS. De er satt sammen etter mange års erfaring med forvalting, drift og vedlikehold og forutsetter at det er et boligbyggelag som er forretningsfører for boligselskapet. Bakgrunnen for det er at forsikringsselskapene vet at vi har et fokus på skadeforebygging og driver aktiv opplæring av styrene gjennom året, slik at skadetallene blir så lave som mulig, forklarer Nordhagen.

selskapene NBBO har under forvaltning som har valgt å forsikre seg med andre produkter enn det som tilbys gjennom IF eller OBOS. – Årsaken til at såpass mange har valgt total- eller plussforsikringen er nok ganske enkel. Det er komfortabelt med en forsikring som dekker alt, samtidig som prisene er veldig konkurransedyktige. I tillegg er det jo slik at NBBO håndterer forsikringsskadene på vegne av styret når boligselskap er forsikret med disse produktene, dermed slipper styret selv å følge opp beboere, håndverkere og forsikringsselskapet. Husk tilleggsdekningene For de styrene som har valgt en annen løsning har Nordhagen et råd. – Årsaken til at styret har valgt en annen løsning kan være at de ønsker å ha kontakten med forsikringsselskapet selv, eller at de har oppnådd bedre priser. Men skal man sammenligne priser er det viktig å være klar over alle tilleggene som ligger i total- eller plussforsikringen, disse inngår ikke i normale bygningsforsikring- er, og vil ofte ha en innvirkning på prisen. Som et minimum bør styret sørge for at styreansvar, ulykkesforsikring og byggherreansvar er inkludert, avslutter Nordhagen.

Komfortabelt med en forsikring som dekker «alt» I følge Nordhagen er det kun én av ti av de totalt 330 bolig-

7

Tekst: Lars-Johan Solheim Foto: Istock

Føre var kan oppleves som en klisje, men det er i så fall en god klisje. For gjennom føre-var-prinsippet kan styret skape trygge og forutsigbare rammer for de som bor i

boligselskapet. Det motsatte, etter snar, det vil vi helst ikke skrive om. Føre var er bedre enn etter snar

– Det å ha kontroll over bygningsmassen og ha et realistisk forhold til tid og elde, er viktig for å unngå skader. Har styret en målsetning om å gjennomføre vedlikehold og rehabiliteringer før de store skadene inntreffer, har det kommet langt på vei når det gjelder å skape et trygt og forutsigbart bomiljø, sier forvaltningssjef Unn Hege Nordhagen. Finnes ikke uforutsett vedlikehold Gjennom budsjettprosessen som alle styrer akkurat har vært i gjennom, har planer for vedlikeholdet og fremtidige rehabiliteringsbehov stått sentralt når forvaltningsavdelingen har innhentet infor- masjon fra styret. – Når vi utarbeider budsjettforslagene til de ulike boligselskapene er dette viktige områder. Det finnes ikke noe sånt som uforutsette vedlike- holdskostnader, og det vil aldri være fornuftig å ha som målsetning at felleskostnadene skal være så lave som mulig på bekostning av viktige ved- likeholdsoppgaver, fortsetter Nordhagen.

Norske tak skal være tette Nordhagen trekker spesielt frem vedlikehold av tak som et skrekkeksempel. – Får man en vannlekkasje fra taket er dette under normale forhold ikke dekket av forsikringen. Det er nemlig en forutsetning i forsikrings- vilkårene at norske tak skal være tette, og det er et sikkerhetsvilkår at styret i boligselskapet skal vedlikeholde taket slik at skader ikke oppstår. Hvis man ikke følger opp dette ansvaret kan det i verste fall oppstå en taklekkasje som totalskader flere leiligheter, og kostnadene til å utbedre disse skadene kan fort overstige det en utskifting av taket ville kostet i utgangspunktet. Skadeforebygging gir rabatt Ved siden av et godt og planmessig vedlikehold av bygningsmassen kan styret velge å gjennom- føre flere forebyggende tiltak, som i tillegg til økt trygghet gir rabatt på forsikringen til bolig- selskapet. – I samarbeid med forsikringsselskapene tilbyr vi en vann- og el-sjekk som er utformet for å avdekke feil og mangler både i fellesarealer og i

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Det finnes ikke noe som heter uforutsett vedlikehold.

den enkeltes bolig, forteller Per Ove Herrmanns- feldt, som er ansvarlig for disse produktene hos NBBO Byggtek. Høy trygghetsgevinst Når et boligselskap gjennomfører en vannsjekk eller en el-sjekk får de automatisk 10 % i avslag på den delen av forsikringspremien som ikke gjelder naturskade de neste fem årene. Forut- setningen er at punktene som blir avdekket blir utbedret, også i den enkeltes bolig. – Det kan være en utfordring å følge opp alle punktene som avdekkes, men gjør man først en ordentlig jobb her er gevinsten høy når det kommer til trygghet. Spesielt når det kommer til EL er det behagelig å vite at de som bor rundt deg ikke har noen brannfeller på lur, fortsetter Herrmannsfeldt. Byggtek bistår styrene med materiell for å få gjennomført tiltakene vedr el og vannsjekk. Ser mye rart Denne påstanden støttes av Reiulf Helgedal som er ansvarlig for gjennomføring av el-sjekken hos Ingeniør Ivar Pettersen AS. – Vi ser mye rart når vi er ute på el-sjekkene. Uvettig bruk av skjøteledninger og lampettled- ninger er en gjenganger hos mange, noe som er enkelt å utbedre, man må bare få montert flere stikkontakter. De andre feilene som går igjen er mer alvorlige, slik som sortsvidde stikkontakter og jordfeil. Hvis slike feil ikke utbedres er det alvorlig og kan fort føre til skade på personer og bygninger. Rimelig pris å betale for bedre nattesøvn Helgedal forteller videre at de opplever at styrene kvier seg litt for å gjennomføre el-sjekk i bolig- selskapene. – Det er jo knyttet en kostnad til en el-sjekk, og det kan hende at mange av styrene tenker at det blir for dyrt og for vanskelig å følge opp. For det kan jo være krevende å organisere en el-sjekk hvor vi er avhengig av å komme inn i hver eneste bolig. Erfaringsmessig går imidlertid gjennomføringene veldig greit. Ser man på dette som en investering i å skape trygghet og å sikre verdier, samtidig som man får en rabatt i fem år, som bidrar til å dekke opp nesten hele kostnaden for el-sjekken, mener jeg at det er en rimelig pris å betale for en bedre nattesøvn, avslutter han.

9

Tekst: Lars-Johan Solheim. Foto: Solve Hansen

Slik håndteres forsikringsskadene

Når det oppstår en forsikringsskade er det viktig å få satt i gang forebyggende tiltak så raskt som mulig. I tillegg krever saken en tett oppfølging av berørte beboere og håndverkere. Har boligselskapet totalforsikring fra IF eller plussforsikring fra OBOS er det NBBO som håndterer skaden, og styret kan føle seg trygge på at saken blir fulgt opp på en god måte for alle parter.

Det å følge opp en skade fra den oppstår til skadeoppgjøret utbetales, kan bli en omfattende jobb. De berørte beboerne har ofte mange spørsmål, og er avhengig av å få god informasjon gjennomhele prosessen. Samtidig er det ofte flere håndverkere som involveres når en skade oppstår. – Ta vannskader som et eksempel. De blir ofte tidkrevende, og i noen tilfeller blir bol- iger ubeboelige når de skal utbedres. Det er jo slik at en bygning må få tid til å tørke

etter en vannskade, slik at vi er sikre på at det ikke er fukt igjen i konstruksjonen når rommet skal bygges opp igjen. Og da tar ting tid, og det blir viktig at beboerne får god informasjon underveis, forteller Bjørn Tore Vollan, som er prosjekt- og byggeleder i NBBO Byggtek. Må ta kontakt med styret Når en skade oppstår må beboer i utgangs- punktet kontakte styret først, siden det er

styret som representerer boligselskapet som står som forsikringstaker. – Vi opplever at det er mange som tar kontakt med forsikringsselskapet direkte, men de blir avvist siden selskapet er avhengig av å få meldt inn skadene av for- sikringstaker. Gjennom løsningene som NBBO tilbyr unngår man dette. Får man ikke kontakt med styret kan man ringe oss direkte, og vi formidler denne kontakten i etterkant, fortsetter Vollan.

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Bjørn Tore Vollan er på befaring etter en vannskade på et kjøkken.

sikringsselskapet, vil det belaste likviditeten i en periode. – Hvis vi tar eksempelet med vannskad- er igjen. De tar lang tid å utbedre, og de koster ofte mye. Tiden fra den første fakturaen forfaller, til oppgjør kan fort bli flere måneder, og da er det viktig at boligselskaper har råd til å legge ut i mel- lomtiden. Dette er jo en av årsakene til at forvaltningsavdelingen vår opererer med en tommelfingerregel om at ethvert bolig- selskap bør ha kr. 10.000 per bolig i likvide midler, sier han. Unntak for de største skadene NBBO Byggtek håndterer skader helt opp til en viss beløpsstørrelse, når skaden blir større enn dette tar forsikringsselskapet over. – Forsikringsselskapene har egne stor- skade-avdelinger som følger opp de største skadene direkte, og de involveres som oftest ved brannskader, eller vannskader som har spredd seg over flere leiligheter. Fordelenmed at forsikringsselskapet kommer

inn direkte er blant annet at boligselskapet slipper å legge ut for utbedringene under- veis, fortsetter Vollan. Kontroll av fakturaer og oppgjør mot forsikringsselskapet Underveis i en skadeutbedring følges fremdriften opp. Fakturaer som kommer fra ulike håndverkere blir registrert og kontrollert, og alle disse blir samlet opp slik at oppgjør kan sendes forsikrings- selskapet. – Når hele jobben er gjort kan det fortsatt ta tid før alle fakturaene har kommet. Derfor er det viktig å ha kontroll over hvem som er engasjert til jobben, slik at dette kan avstemmes før oppgjøret sendes til forsikringsselskapet. Det er ikke lett å komme med fakturaer i etterkant av en oppgjort skade, derfor er vi nøye på at våre oppgjør er komplette når vi sender de fra oss, avslutter Vollan.

Drar på befaring når det er nødvendig Når det kommer melding om en skade blir det fort avklart om skaden dekkes av forsikringen eller ikke, og er det nødvendig drar NBBO Byggtek på befaring for å kartlegge skadeomfang og beskrive jobben som skal utføres. – Det er viktig for oss å få en god oversikt over skadeårsak og omfang så tidlig som mulig. De små sakene er gjerne mindre komplekse og det blir unødvendig med befaringer. Men på de større skadene må vi ut, eller når det er saker hvor det er tvil om skadeårsak og dermed usikkerhet rundt forsikringsdekningen, forteller Vollan. Avhengig av god likviditet Etter at skadeomfanget er kartlagt vil NBBO rekvirere håndverkere, og jobben med utbedring kan påbegynnes. Vollan påpeker imidlertid at det er viktig å merke seg at boligselskapene må legge ut for ska- deutbedringen mens den pågår. Selv om dette betales tilbake i sin helhet av for-

11

Tekst og foto: Lars-Johan Solheim

Betaling av egenandel ved forsikringsskader

kreve at eieren betaler egenandelen. Det kan imidlertid diskuteres om andels-/seksjonseieren også kan pålegges å betale egenandel i visse tilfelle der han/hun ikke kan bebreides for at vedlikeholdet er utført, eller der det inntrer en plutselig og uventet skade på innretninger som eieren har installert i leiligheten og som eieren ikke kan lastes for. Dette spørsmålet anser vi som tvilsomt og vi vil ikke anbefale at bolig- selskapene praktiserer en slik ordning. Boligselskapet vil som nevnt i visse tilfeller ha adgang til å kreve eieren av boligen for egenandelen. Selskapet er imidlertid ikke forpliktet til dette. I mange tilfelle vil det ofte være vanskelig å vurdere om en beboer har handlet uaktsomt eller ikke. Etter vårt syn bør derfor boligselskapene som en hovedregel selv dekke egenandelene. Dette vil være en løsning som er enkel å praktisere og som vil hindre mange diskusjoner om en handling har vært uaktsom eller ikke. Dersom boligselskapet ønsker å ha en praksis på at andels-/ seksjonseieren skal kreves for egenandeler, bør dette reserveres for de klare tilfellene av uaktsomhet. I utgangspunktet er det forsikringstakeren, det vil si boligselskapet som er ansvarlig for egenandelen når boligselskapet har fått utbetalt erstatning etter skade. Dersom boligselskapet skal kunne kreve at beboeren betaler egenandelen, må det foreligge et rettslig grunnlag for dette.

1. Et grunnlag vil være at skaden skyldes en uaktsom handling fra beboeren eller dens husstandsmedlemmer, leietaker eller andre som er gitt adgang til boligselskapets eiendom. Borettslagsloven/ eierseksjonsloven inneholder en bestemmelse om at beboeren er ansvarlig for skader som han, eller personer han blir identifisert med, er skyld i. Det må derfor kunne påvises at beboeren eller noen han/hun er ansvarlig for har handlet uaktsomt. 2. Etter loven skal også alt arbeid eieren er ansvarlig for, foretas på en håndverksmessig forsvarlig måte. Det er andels-/seksjons­ eieren som etter denne bestemmelse har ansvaret for at han selv, eller de håndverkere som han benytter, utfører arbeidet på en forsvarlig måte. Hvis det oppstår en skade på grunn av mangel- fullt utført arbeide, vil derfor boligselskapet kunne holde eieren ansvarlig for egenandelen. 3. Et tredje grunnlag kan være at eieren ikke har oppfylt sin ved- likeholdsplikt etter loven. Vedlikeholdsplikten gjelder både utstyr og innretninger som er montert i leiligheten ved innflytting, så vel som utstyr og innretninger som eieren har tatt med seg ved innflytting eller senere har montert. Dersom vedlikeholdsplikten ikke er oppfylt, vil det kunne være grunnlag for boligselskapet å

Engasjerende høstkurs Det var et stort engasjement man ble vitne til når årets høstkurs for tillitsvalgte i borettslag ble avholdt på Rica Hotel Havna Tjøme i begynnelsen av november.

Allerede under fredagens innledning tegnet det seg et bilde av en engasjert forsamling. Foredraget til Tom Åge Myhren om livsgnistring og ildsjelpyromani falt i smak og latteren satt løst. – Vi pleier å ha en myk start på kurset, gjerne med et foredrag med innbakt humor og spennende perspektiver. Og ut i fra evalueringene å dømme traff vi godt med årets foredrag, som for de fleste ble en perfekt start på kurset, forteller Torgeir Nielsen, som er en av kursvertene fra NBBO. Viktig å møte andre i samme posisjon Selv om kurset hadde en tung faglig ramme, er det ingen tvil om at mange av deltak- erne var vel så opptatt av den sosiale delen. – Det å møte andre i samme posisjon, med de samme utfordringene er et godt utgangspunkt for konstruktive diskusjoner. Og etter en vellykket middag med laks, kylling, og sjokolade registrerte jeg at det var flere som hadde tatt danseskoene på når deltakerne samlet seg i baren, fortsetter Nielsen. Tiende høstkurs Høstkurset som ble arrangert for tiende år på rad var helt fulltegnet. Det var totalt 109 deltakere fra 39 borettslag som hadde tatt seg turen til Tjømes skjærgård denne novemberhelgen. – Det er veldig morsomt at programmet fikk en så god mottakelse, og stemningen vitnet om at deltakerne trivdes. Jeg lar meg fortsatt imponere over en- gasjementet til styremedlemmene som bruker fritiden sin på å lære om borettslagsjus, avslutter kursvert Torgeir Nielsen fra NBBO.

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Tekst og foto: Lars-Johan Solheim

I løpet av de siste årene har NBBO Byggtek fått flere henvendelser fra boligselskap som ønsker en enklere og mer oppdatert internkontroll. Og etter flere runder med flere leverandører har man nå landet på et system, som i følge daglig leder Kyrre Hagen vil dekke alle behovene til et boligselskap. Lanserer nettbasert HMS-verktøy

Systemet er utviklet i samarbeid med Nor- ske Boligbyggelag (NBBL), som tidligere har solgt et papirbasert internkontrollsystem som mange boligselskap benytter seg av. – NBBL kjenner godt til behovene til et boligselskap og har laget et system som er svært enkelt i bruk. Ved etableringen sørger vi i NBBO Byggtek for at løsningen blir skreddersydd til bol- igselskapets behov. Den tilfredsstiller alle lovens krav til internkontroll og vil alltid være oppdatert med ajourførte lover og forskrifter, forteller Hagen. Styret har ansvaret Styret har ansvar for å innføre og gjennom- føre internkontroll i henhold til myn- dighetenes krav. Dette innebærer blant annet at styret må kunne dokumentere at

det har gjort risikovurderinger i forhold til HMS, slik at boligselskapet er et trygt sted å bo. – Et nettbasert verktøy er i denne forbindelse et stort hjelpemiddel for styret. Det får full oversikt over HMS-oppgavene og styret får en effektiv avviksbehandling ved bruk av mobiltelefoner eller nettbrett, fortsetter Hagen. Viktig for å forebygge skader I følge Hagen er det å ha kontroll over HMS-en en av de viktigste prioriteringene et styre gjør for å unngå skader i bolig- selskapet. – I et godt internkontrollsystem har styret oversikt over alt fra tilstanden på det elek- triske anlegget til noe så enkelt som hvilke

rutiner som må følges når det kommer snø. Hvordan skal gangstier og tak sikres slik at man unngår personskade? Når skal brannslukkingsapparatene kontrolleres neste gang? Informasjon har lett for å bli borte når det er utskiftinger i styret, noe dette systemet løser på en god måte, for- teller han. Nettside for boligselskapet inkludert Som en del av løsningen er det også inklu- dert en egen nettside for boligselskapet. – Mye av sikkerhetsarbeidet er avhengig av en effektiv kommunikasjon med de som bor i boligselskapet. Derfor er det inkludert en egen nettside i løsningen, slik at styret enkelt kan legge ut informasjon og kommunisere med de som bruker eien- dommen til daglig, avslutter Hagen.

13

Jus- hjørnet

Tekst: Wiggo Wollbråten

Skadesaker og forsikringer i et borettslag

Vi skal se på noen sider ved ansvaret til både styret og andelseier når en skade i borettslaget omfattes av forsikringen. Vi ville hatt en pedagogisk fulltreffer om innboforsikringen fulgte andelseiers vedlikeholdsansvar, og bygningsforsikringen dekket skadetilfellene innenfor borettslagets vedlikeholdsområde. Sånn er det imidlertid ikke.

dekker med noen unntak de fleste hendelser på bygningen. For eksempel vil gulvbelegg, dører inne i boligen, en innebygget komfyr og varmekabler dekkes av bygningsforsikringen hvis skaden skyldes en plutselig og uforut- sett hendelse, selv om det er andelseiers ansvar å vedlikeholde dette. Det er altså ikke avgjørende for forsikringen hvem som skal vedlikeholde tingen som blir skadet. Vilkårene i innbo- forsikringen og bygningsforsikringen er avgjørende! Hvem gjør hva når uhellet er ute? Oppstår det en skade skal andelseier umiddelbart iverksette tiltak for å

begrense skaden, og deretter melde fra til styret. Står vannspruten i taket på badet fra et rør som har sprunget lekk, så må man straks får stengt av vannet og tilkalt en rørlegger. Kostnadene ved dette vil i et slikt tilfelle bli refundert fra forsikringsselskapet. Dersom skaden er av en slik karakter at det er grunn til å anta at den er dekningsmessig (her kan NBBO bidra med råd), så skal styret eller forretningsfører skriftlig melde inn skaden til bygnings- forsikringsselskapet. Det er styret og ikke andelseier som er ansvarlig for at dette skjer. Andelseier må bidra med opplysninger som beskriver skadeår- saken og det som er skadet. Forsikringsselskapet vil rekvirere en

Forsikringsproduktene er ikke tilpasset borettslagslovens fordeling av vedlikeholdet Alle beboere må sørge for å ha innbo- forsikring. Styret kan understreke vik- tigheten av dette i nyhetsskriv og års- meldingen. Det er tragisk når en bolig er utsatt for brann. Det er enda verre når familien som mister alle tingene sine ikke har innboforsikring. Innbo- forsikringen dekker i utgangspunktet innboet, eller det du kan ta med deg når du flytter. Vedlikeholdsansvaret for andelseier strekker seg lengre enn det, ved at andelseier skal vedlikeholde en del av bygningen. Det er ingen dekning for bygningsskader på innbo- forsikringen. Bygningsforsikringen

et fagmagasin for styrer i boligselskap

Forretningsførsel Under den ordinære forretningsførerkontrakten inkluderes bl.a. arbeid i forbindelse med årsmøte, deltagelse ordinær årsmøte, kundemøter og bistand til styrene på dagtid, telefonsamtaler og e-postkorrespondanser med og for lagene osv. Se for øvrig forretningsførerkontrakten. Prisliste for Nedre Buskerud Boligbyggelag (NBBO) Gjeldende fra 1. januar 2013

A.Tilleggstjenester Tilleggstjenester

Tilknyttet

Andre (inkl mva)

Pr. time:

kr 725,-

kr 906,-

• Likviditetsbudsjett eller annen særlig økonomisk bistand • Sekretærarbeid, herunder brev/rundskriv/innkallinger til ekstraordinær generalforsamling og lignende på vegne av styret. • Ekstraordinært arbeid, herunder inngående saksbehandling utover vanlig forvaltning. • Mottak nytt oppdrag, herunder møter, kontraktskriving, innlegging i systemer og lignende.

Administrasjonsgebyr lånesøknad:

kr 1.600-

kr 2.000,-

Møtedeltakelse kveldstid (etter kl. 16.00) pr. time:

kr 920,-

kr 1.150,-

Honoraret gjelder deltakelse i møter utover de boligbyggelaget etter forretningsførerkontrakten er forpliktet til å delta i. Fastpris kan også avtales.

Styreportalen Abonnement pr år

Kostnadsfritt

Andre tilleggstjenester ved forretningsførsel

Kopiering Dekning av kostnader ved kopiering: • Sort/hvitt A4, pr. kopi:

kr 3,-

• Fargekopi A4, pr. kopi:

kr 10,-

Postutsendelser bestilt av styret (fastpriser inkl. porto): • C5 Konvolutt med 1 ark

kr 15,- kr 25,-

• C4 Konvolutt med 2-4 ark

takstmann som kontakter beboer direkte for en befaring. Andelseier må samarbeide slik at vedkom- mende får adgang til boligen. Er det nødvending med tørking etter vannskade, så må andelseier samarbeide om dette, og akseptere ulempen dette medfører. Er man uten bad eller kjøkken som følge av skaden vil man kunne få refundert kostnader ved å bo et annet sted. Håndverkere som skal forestå utbedring bestilles gjerne av forsikringsselskapet. Unntaksvis kan det være aktuelt å betale ut et kontantoppgjør til andelseier. Bygningsforsikringen tegnes av borettslaget på vegne av alle andelseierne. Premien betales av alle over felleskostnadene. Alle andelseiere har en del i denne forsikringen. Det er derfor ikke slik at styret kan bestemme at bygningsforsikringen ikke skal brukes på en dekningsmessig skade. Av og til vil styret finne det rettferdig å kreve at andelseier skal dekke egenan- delen fordi han eller hun har vært uaktsom. Vi an- befaler at styret lar det ligge, og heller overlater til forsikringsselskapet å vurdere regress. Styret vil fort komme opp i vanskelige bevisvurderinger dersom det skal ta stilling til skyldspørsmålet og graden av skyld. Et poeng med forsikringer er at man skal kunne få dekket inn et tap også i de tilfellene hvor man har vært så klønete eller ubetenksom at det grenser opp Kan styret nekte bruk av bygningsforsikringen?

For utsendelser som er større enn overnevnte vil det faktureres for medgått tid og materiell + porto.

Utstedelse av ekstra girosett for fellesutgifter, pr. sett: kr 50,- I tillegg faktureres medgått tid etter ordinær timesats.

kr 60,-

NBBO utsteder 2 girosett i året. Dette er inkludert i det ordinære forretningsførerhonoraret. Utstedelse av girosett utover dette må betales ekstra. Porto kommer i tillegg til nevnte priser. Regnskaper og økonomiske rapporter NBBO tar ingen vederlag for utskrift av råbalanse og økonomiske rapporter innenfor rimelighetens grenser. B. Medlemskap i boligbyggelaget Medlemskontingent: kr 200,- pr. år Overføring av medlemskap: kr 0,- Innmelding: kr 0,- Andel i boligbyggelaget: kr 300,- C. Leie av lokaler hos NBBO Det er mulig å leie møtelokaler hos NBBO i Nedre Torggt. 5/7 i Drammen. Dette må avtales særskilt med selskapets forvaltningskonsulent, og vil faktureres etter følgende satser.

Pris pr møte:

Etter 16.00

Etter 20.00

Ordinær generalforsamling / sameiermøte Ekstraordinær generalforsamling / sameiermøte

500,- 500,- pr påløpte time 750,- 750,- pr påløpte time 750,- 750,- pr påløpte time

Andre møter (beboermøte o.l)

Dersom det avholdes beboermøter etter endt ordinær generalforsamling / sameiermøte, vil det bli fakturert som ”Andre møter” pr påløpte time. Fritak for moms på tjenester: Tjenester boligbyggelaget utfører som forretningsfører for tilknyttede borettslag er unntatt mva.

15

er boligselskapenes tekniske kompetansesenter NBBO Byggtek Kontakt oss på 32 2115 70 hvis du trenger hjelp til: Vedlikeholdsplanlegging (også webbasert) El- og vannsjekk HMS (også webbasert)

Teknisk rådgivning Kontraktinngåelser

Vi jobber tett på styrer og beboere i boligselskap!

B o l i g s e l s k a p e n e s e g e t k o m p e t a n s e s e n t e r NBBO Byggtek as. Nedre Torgg. 5 /7, 3015 Drammen. Telefon: 32 21 15 00. E-post: byggtek@nbbo.no www.nbbo.no B o l i g s e l s k a p e n e s e g e t k o m p e t a n s e s e n t e r NBBO Byggtek as, Nedre Torgg. 5 /7, 3015 Drammen. Telefon: 32 21 15 00. E-post: byggtek@nbbo.n ww .nbbo.no

et fagmagasin for styrer i boligselskap